La procédure de recueil et de traitement des signalements concernant les sociétés énoncées ci-dessus est disponible sur le site internet d’Alma Group : www.alma-group.com pour toutes personnes et est disponible sur KELIO pour les salariés en poste.
La plateforme est disponible en permanence en français et en anglais.
Cette plateforme de recueil des signalements permet aux catégories de personnes listées ci-dessous de signaler tout fait à caractère illicite ou portant atteinte à l’intérêt général afin que nous y remédions.
Les personnes pouvant émettre une alerte sont :
- Un candidat à l’embauche lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de la candidature ;
- Un membre ou un ancien membre du personnel de l’entreprise lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre professionnel ou de la relation de travail ;
- Un collaborateur extérieur et occasionnel ;
- Un actionnaire, un associé, un titulaire du droit de vote au sein de l’assemblée générale ;
- Un membre de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance ;
- Un cocontractant de l’entreprise, un sous-traitant, ou lorsqu’il s’agit de personnes morales des membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants, ainsi que des membres de leur personnel.
Ces alertes portent sur des informations relatives à un crime ou un délit, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, du droit de l’Union européenne, de la loi ou du règlement.
Définition d’un lanceur d’alerte et de la description des faits :
Sera reconnu comme lanceur d’alerte, une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière et de bonne foi des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation du droit international ou de l’Union européenne, de la loi ou du règlement.
À ce titre, les faits qui font l’objet du signalement doivent être présentés de manière objective et factuelle, en faisant apparaître leur caractère présumé, et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte.
Sera reconnu comme lanceur d’alerte, une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière et de bonne foi des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation du droit international ou de l’Union européenne, de la loi ou du règlement.
À ce titre, les faits qui font l’objet du signalement doivent être présentés de manière objective et factuelle, en faisant apparaître leur caractère présumé, et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte.
Protection des lanceurs d’alerte :
Il n'est pas toujours facile d'effectuer un signalement, c’est pour cette raison que nous avons mis en œuvre un processus destiné à assurer une stricte confidentialité, un traitement impartial et diligent, la protection contre les représailles et le respect des législations nationales.
Il n'est pas toujours facile d'effectuer un signalement, c’est pour cette raison que nous avons mis en œuvre un processus destiné à assurer une stricte confidentialité, un traitement impartial et diligent, la protection contre les représailles et le respect des législations nationales.
Anonymat : À titre exceptionnel, il sera possible d’émettre une alerte de manière anonyme, à condition toutefois que : la gravité des faits soit établie, que les éléments factuels soient suffisamment détaillés ; et que le traitement de cette alerte fasse l’objet de précautions particulières, telles qu’un examen préalable de l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif.
Traitement des alertes :
La personne souhaitant effectuer un signalement choisit la catégorie vers laquelle son signalement sera envoyé. Chaque signalement sera orienté vers deux personnes référentes afin de pallier l’absence d’un des référents. De plus, si un des deux référents principaux venaient à être concernés directement ou indirectement par l’alerte, l’émetteur de l’alerte pourra choisir d’envoyer son signalement vers la catégorie « Autre » composée de deux référents internes non désignés au sein des catégories suivantes prédéfinies : Sociale, Ethique et Environnementale. Les noms des personnes référentes, à qui le signalement sera envoyé, sont précisés sur le page de remplissage du signalement.
La personne souhaitant effectuer un signalement choisit la catégorie vers laquelle son signalement sera envoyé. Chaque signalement sera orienté vers deux personnes référentes afin de pallier l’absence d’un des référents. De plus, si un des deux référents principaux venaient à être concernés directement ou indirectement par l’alerte, l’émetteur de l’alerte pourra choisir d’envoyer son signalement vers la catégorie « Autre » composée de deux référents internes non désignés au sein des catégories suivantes prédéfinies : Sociale, Ethique et Environnementale. Les noms des personnes référentes, à qui le signalement sera envoyé, sont précisés sur le page de remplissage du signalement.
Selon le sujet et l’entité sur lesquels porte l’alerte, les référents internes peuvent être amenés à faire appel, pour un signalement en particulier, à une ou plusieurs personnes en nombre restreint, possédant les connaissances et aptitudes nécessaires pour participer à l’analyse des faits remontés et aider au traitement du signalement en question. Les référents internes veilleront à s’assurer que cela est nécessaire pour traiter le signalement en question et de l’absence de conflit d’intérêt. Les personnes invitées seront tenues de respecter les mesures de confidentialité et d’impartialité nécessaires.
Afin d’évaluer l’exactitude des allégations, et en fonction de la nature des manquements signalés, les référents internes pourront mener une enquête, voire diligenter une expertise.
Processus :
- Une fois un signalement enregistré sur la plateforme, les personnes habilitées à traiter les signalements de la plateforme procèdent, en toute confidentialité, à la vérification des faits signalés, afin de déterminer la recevabilité du signalement et de décider en connaissance de cause des suites à y donner.
- L’auteur du signalement sera informé du traitement de l’alerte via un espace de discussion en ligne confidentiel et anonyme si besoin. Cet espace permet aussi d’apporter des clarifications et d’échanger avec les gestionnaires de cas. Les informations concernant l’accès à cet espace sont à conserver précieusement dans un endroit sécurisé.
Les délais de traitement sont les suivants:
- 7 jours pour accuser réception du signalement à l’émetteur ;
- 3 mois (à compter de l’accusé de réception mentionné ci-dessus) pour informer l’émetteur de l’alerte sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières. Cela ne signifie pas que le signalement doit être résolu en trois mois.
Conservation des données : Lorsque, dès son signalement, l’alerte est déclarée irrecevable, les données relatives à cette alerte sont détruites ou anonymisées sans délai.
Lorsque l’alerte n’est suivie d’aucune procédure disciplinaire ou judiciaire et lorsque le délai de deux mois à compter de la clôture de l’ensemble des opérations de vérification est écoulé, les données qui pourraient permettre l’identification de l’auteur du signalement sont détruites ou anonymisées.
Lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à cette alerte sont conservées jusqu’au terme de la procédure et expiration des voies de recours à l'encontre de la décision.
L’auteur du signalement sera informé par écrit, via l’espace de discussion, de la clôture du dossier.
Lorsque l’alerte n’est suivie d’aucune procédure disciplinaire ou judiciaire et lorsque le délai de deux mois à compter de la clôture de l’ensemble des opérations de vérification est écoulé, les données qui pourraient permettre l’identification de l’auteur du signalement sont détruites ou anonymisées.
Lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à cette alerte sont conservées jusqu’au terme de la procédure et expiration des voies de recours à l'encontre de la décision.
L’auteur du signalement sera informé par écrit, via l’espace de discussion, de la clôture du dossier.
Signalement externe : tout lanceur d'alerte peut également adresser un signalement externe, soit après avoir effectué un signalement interne, soit directement sans avoir à apporter de justification. La liste des autorités compétentes en France figure en annexe du décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte et fixant la liste des autorités externes instituées par la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte. Au Luxembourg, les signalements externes peuvent s’effectuer auprès d’une autorité compétente listée à l’article 18 de la loi du 16/05/2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union.
---------Que faire en cas de perte des données de connexion à votre espace personnalisé ?----------------
Vous pouvez créer un nouveau signalement en expliquant au référent votre situation et le signalement déjà effectué. Le référent pourra alors communiquer avec vous au travers du nouvel espace de communication créé.
Ce système est hébergé par un prestataire qui n'a aucun accès aux données mais garantit son fonctionnement.
Vous pouvez créer un nouveau signalement en expliquant au référent votre situation et le signalement déjà effectué. Le référent pourra alors communiquer avec vous au travers du nouvel espace de communication créé.
Ce système est hébergé par un prestataire qui n'a aucun accès aux données mais garantit son fonctionnement.
Comment protégeons-nous vos données personnelles et votre identité ?
- Aucune information sur votre identité n'est fournie aux référents, sauf si vous en incluez volontairement.
- La rédaction de votre message peut être ajustée automatiquement afin de protéger votre identité. Vous pouvez choisir que les signes de ponctuation soient supprimés et que tous les mots soient mis en minuscules.
- Toutes les informations transmises sont chiffrées de bout en bout, elles restent donc en sécurité.
Ce que vous pouvez faire pour vous protéger :
- Préférez une connexion depuis un réseau et/ou un appareil privé plutôt que sur ceux fournis par votre employeur.
- De préférence, ne vous connectez pas sur des appareils (smartphone, ordinateur, etc.) fournis par votre employeur.
- Évitez les expressions idiomatiques ou les abréviations qui pourraient conduire à vous reconnaître.